Tasks anzeigen und bearbeiten

Posted on 2024-04-22 by admin

In der dynamischen Arbeitswelt von heute ist es entscheidend, jederzeit einen klaren Überblick über zugeordnete Aufgaben zu haben. In KMUBuddy ist die Fähigkeit, den Status einzelner Tasks effektiv zu verfolgen, besonders wertvoll für Projektleiter. Diese Rolle erfordert eine präzise Übersicht über alle laufenden Aktivitäten innerhalb eines Projekts, um sicherzustellen, dass alle Projektziele termingerecht und gemäß den festgelegten Standards erreicht werden. Projektleiter nutzen die vielfältigen Überwachungs- und Management-Tools von KMUBuddy, um den Fortschritt jedes Tasks zu überwachen, Ressourcen entsprechend zu allokieren und zeitnah auf Verzögerungen oder Probleme zu reagieren.

Vorteile für Projektleiter:

Erhöhte Transparenz: Durch die kontinuierliche Überwachung des Task-Status können Projektleiter die Projektfortschritte genau verfolgen und sind stets informiert über den aktuellen Stand der Dinge. Diese Transparenz ist entscheidend, um informierte Entscheidungen zu treffen und das Projekt effektiv zu steuern.
Effiziente Ressourcenverteilung: Mit einem klaren Überblick über den Status aller Tasks können Projektleiter Ressourcen gezielt dort einsetzen, wo sie am dringendsten benötigt werden. Dies verhindert Engpässe und maximiert die Produktivität des Teams.
Proaktives Problemmanagement: Die frühzeitige Erkennung von Verzögerungen oder Schwierigkeiten bei einzelnen Aufgaben ermöglicht es Projektleitern, proaktiv zu handeln und Lösungen zu implementieren, bevor diese Probleme das Gesamtprojekt beeinträchtigen.

Vorteile für Teammitglieder:

Auch für die Mitarbeiter, die mit der Ausführung der Tasks betraut sind, bietet KMUBuddy signifikante Vorteile. Die klare Definition und Zuweisung von Aufgaben sowie die Möglichkeit, den eigenen Fortschritt zu aktualisieren, fördern ein selbstgesteuertes Arbeiten und erleichtern die Koordination innerhalb des Teams.

Klar definierte Verantwortlichkeiten: Mitarbeiter profitieren von klar definierten Tasks und Zuständigkeiten. Dies reduziert Unsicherheiten und ermöglicht es jedem Teammitglied, sich auf seine spezifischen Aufgaben zu konzentrieren.
Selbstgesteuertes Arbeiten: Durch die Möglichkeit, den eigenen Task-Status zu aktualisieren, können Mitarbeiter ihren Fortschritt selbstständig dokumentieren. Dies fördert das Gefühl der Eigenverantwortung und steigert die Motivation.
Verbesserte Kommunikation: Die verschiedenen Ansichten und Tools in KMUBuddy erleichtern die Kommunikation über den Status von Aufgaben. Mitarbeiter können einfach Rückmeldung geben, Unterstützung anfordern oder Updates teilen, was die Zusammenarbeit im Team fördert.

Tasks ungeachtet des Projektes – Allgemeine Task-Ansicht

In KMUBuddy haben Sie die Möglichkeit, alle Tasks, unabhängig von ihrem zugeordneten Projekt, über den Pfad Arbeit > Aufgaben / Tasks einzusehen. Diese umfassende Ansicht bietet Ihnen eine Gesamtübersicht aller Aufgaben. Sie können hier direkt den Status eines Tasks ändern oder die für einen Task aufgewendete Zeit erfassen. Ein spezielles Symbol kennzeichnet die Tasks, die aktuell bearbeitet werden können. Beachten Sie jedoch, dass die Zeiterfassung nur für Tasks möglich ist, denen Sie zugeordnet sind; für andere Tasks ohne Zuordnung ist dies nicht möglich. Sie können Zeiten für Tasks erfassen, die in der Zukunft liegen oder für Projekte, die noch nicht gestartet sind, erfassen, was die Planung und Zeiterfassung flexibler macht.

Die Plattform ermöglicht es außerdem, die einem Mitarbeiter zugeordneten Tasks einfach zu filtern, indem man den Button “Meine Aufgaben” in der oberen Leiste verwendet. Weitere Filteroptionen umfassen das Start- und Enddatum, den Status der Tasks und ein Suchfeld, um spezifische Aufgaben schnell zu finden.

Ansichten in der allgemeinen Task-Ansicht

Task-Liste (Standardansicht): Diese Ansicht bietet eine klare Liste aller Aufgaben.
Task-Board: Hier können Sie Aufgaben zwischen verschiedenen Statusphasen per Drag-and-drop verschieben, was eine intuitive und visuelle Handhabung des Arbeitsfortschritts ermöglicht.
Kalenderansicht: Diese Ansicht zeigt an, an welchen Tagen an spezifischen Tasks gearbeitet wird. Die Kombination aus Kalenderansicht und umfangreichen Filtermöglichkeiten bietet eine ansprechende Übersicht darüber, was anstehende Aufgaben für einzelne Tage sind.

Die Möglichkeit, umfassende Filtereinstellungen vorzunehmen, die auf alle Ansichten anwendbar sind, erhöht die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei der Aufgabenverwaltung.

Massenbearbeitung von Tasks

Am Ende eines Arbeitstages können mehrere Tasks gleichzeitig als erledigt markiert werden. Dies geschieht einfach, indem die relevanten Tasks ausgewählt und über ein Dialogfeld der Status geändert oder die Tasks gelöscht werden.

Spezifische Task zu einem Projekt

Innerhalb von KMUBuddy bietet die Projektansicht, zugänglich über den Reiter “Aufgabe / Task”, eine detaillierte Auflistung aller Tasks eines Projekts. Diese spezifische Ansicht ist ausgestattet mit diversen Filteroptionen wie Status, zugewiesene Personen, Meilensteine und einem Suchfeld, die es ermöglichen, den Fokus gezielt auf aktuelle Herausforderungen zu legen. Standardmäßig werden hier abgeschlossene Aufgaben ausgeblendet, um die Aufmerksamkeit auf anstehende oder problematische Aufgaben zu lenken. Darüber hinaus gibt es aber auch noch andere Ansichten:

Reiter “Aufgabe / Task”: Diese grundlegende Ansicht listet alle Tasks auf, die einem bestimmten Projekt zugeordnet sind. Sie ermöglicht es Projektmanagern und Teammitgliedern, einen schnellen Überblick über alle laufenden und anstehenden Aufgaben zu erhalten. Durch den Einsatz verschiedener Filter kann das Team Aufgaben nach Priorität, Fälligkeit oder Zugehörigkeit sortieren und so effizienter arbeiten.
Task-Board: Das Task-Board ist eine dynamische und interaktive Darstellung, die es den Teammitgliedern ermöglicht, Tasks visuell zwischen verschiedenen Statusphasen zu verschieben. Diese Drag-and-drop-Funktionalität macht das Management des Projektfortschritts intuitiv und erleichtert die schnelle Anpassung von Prioritäten und Zuständigkeiten. Das Board ist besonders hilfreich, um den Fortschritt in Echtzeit zu überwachen und bietet eine klare Visualisierung des Flusses der Arbeitsprozesse.
Gantt-Diagramm: Das Gantt-Diagramm in KMUBuddy präsentiert eine zeitorientierte Übersicht des Projektfortschritts, in der die Dauer jeder Aufgabe sowie die Beziehungen zwischen den Aufgaben abgebildet werden. Diese Ansicht ist unverzichtbar für das Management komplexer Projekte, da sie es ermöglicht, Zeitpläne präzise zu planen, Abhängigkeiten zu erkennen und potenzielle Engpässe frühzeitig zu identifizieren. Das Diagramm unterstützt Projektmanager dabei, Ressourcen strategisch zu allozieren und den gesamten Projektzeitplan effektiv zu überwachen.

Diese drei Ansichten innerhalb eines Projekts in KMUBuddy erleichtern nicht nur die tägliche Arbeit durch klare Strukturierung und Visualisierung der Aufgaben, sondern fördern auch eine transparente und effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Sie ermöglichen es den Beteiligten, schnell auf Veränderungen zu reagieren und sicherzustellen, dass das Projekt kontinuierlich voranschreitet und die gesetzten Ziele erreicht werden.

Vorteile im Arbeitsalltag

Diese vielfältigen Lösungen in KMUBuddy bringen erhebliche Vorteile im Arbeitsalltag, da sie eine nahtlose und flexible Anpassung an unterschiedlichste Projektbedingungen ermöglichen. Durch die intuitive Navigation und die verschiedenen Ansichtsoptionen können Teams effizienter arbeiten und Projekte effektiver steuern. Die visuelle Darstellung durch das Task-Board und das Gantt-Diagramm erleichtert die Kommunikation und Koordination innerhalb des Teams und mit Stakeholdern, was zu einer verbesserten Projekttransparenz und gesteigerten Produktivität führt.