Aufgabe/Task erstellen

Posted on 2024-03-30 by admin

Ein Projekt besteht typischerweise aus einer sorgfältig strukturierten Sammlung von Aufgaben, die es ermöglichen, die Arbeitsprozesse innerhalb des Projekts detailliert zu organisieren und spezifischen Teammitgliedern zuzuweisen. Diese Strukturierung durch Tasks erleichtert die granulare Steuerung und Überwachung des Projektfortschritts.

Es gibt verschiedene Wege, um Aufgaben (Tasks) in unserem System anzulegen, wobei jede Methode ihre spezifischen Anwendungsfälle hat:

Der Standardweg zur Task-Erstellung findet sich im Menüpunkt Arbeit > Aufgaben / Tasks, gefolgt von der Option „neuer Task“. Diese Methode ist darauf ausgelegt, Aufgaben für aktuell laufende, also noch nicht abgeschlossene Projekte anzulegen. Sie ermöglicht eine direkte und strukturierte Zuweisung von Tasks zu den entsprechenden Projekten, wobei die Einschränkung besteht, dass keine Tasks für bereits abgeschlossene Projekte erstellt werden können.
Eine weitere häufig genutzte Methode ist die Nutzung des globalen „+“ Symbols, welches sich in der Regel oben links in der Benutzeroberfläche befindet. Durch Auswahl dieser Option wird dasselbe Dialogfeld wie im Standardweg geöffnet, was bedeutet, dass auch hier die Erstellung von Tasks auf offene Projekte beschränkt bleibt. Diese Methode bietet einen schnellen Zugriff für die Anlage neuer Tasks, ohne dass der Benutzer zuerst den dedizierten Aufgabenbereich navigieren muss.
Für die Erstellung von Tasks zu bereits abgeschlossenen Projekten ist ein spezifischer Zugang erforderlich. Hierzu navigieren Sie über Arbeit > Projekte und wählen das gewünschte, bereits abgeschlossene Projekt aus. Unter dem Reiter „Aufgaben / Tasks“ innerhalb der Projektseite können Sie dann neue Tasks hinzufügen. Bei dieser Vorgehensweise ist das Projekt im Aufgabenformular bereits vorausgewählt, basierend auf dem zuvor ausgewählten Projekt. Diese Option ist besonders nützlich, um zusätzliche Anforderungen oder Nacharbeiten an abgeschlossenen Projekten effizient zu verwalten.

Durch diese differenzierten Methoden zur Task-Erstellung bieten wir unseren Nutzern die Flexibilität, Arbeitsabläufe effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass auch nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen an Projekten problemlos vorgenommen werden können.

Bei der Definition einer Aufgabe werden grundlegende Informationen festgehalten, um Klarheit über die Anforderungen und Verantwortlichkeiten zu schaffen:

Task-Titel: Gibt einen klaren und präzisen Überblick über die Aufgabe.
Aufgabenkategorie: Jede Aufgabe wird einer spezifischen Kategorie zugeordnet, um eine systematische Einordnung zu ermöglichen und die Übersichtlichkeit zu bewahren.
Projektzuordnung: Jeder Task ist einem aktiven Projekt zugeordnet, was die Zuordnung zu übergeordneten Zielen und die Kontextualisierung innerhalb des Projektportfolios erleichtert.
Startdatum: Markiert den Beginn der Arbeit an der Aufgabe.
Fälligkeitsdatum: Bestimmt den Zeitrahmen für die Fertigstellung der Aufgabe. Aufgaben können auch ohne ein spezifisches Enddatum festgelegt werden, falls Flexibilität erforderlich ist.
Zugewiesen an: Aufgaben können einer oder mehreren Personen zugewiesen werden, wodurch klare Verantwortlichkeiten geschaffen werden.
Beschreibung: Bietet detaillierte Informationen über die Aufgabe, einschließlich der zu erfüllenden Kriterien und der erwarteten Ergebnisse.

Nur den Personen, denen der Task zugewiesen wurde, können auch auf diesen Task Arbeitszeiten erfassen. Es können auch nur Personen einen Task zugeordnet werden, die Projektmitglieder sind.

Zusätzliche Datenpunkte, die unter „andere Details“ erfasst werden können, umfassen:

Etiketten: Ermöglichen eine weitere Differenzierung und Klassifizierung der Tasks.
Meilensteine: Kennzeichnen wichtige Etappen innerhalb des Projekts.
Status: Gibt den aktuellen Bearbeitungsstand der Aufgabe an.
Priorität: Bestimmt die Dringlichkeit der Aufgabe im Vergleich zu anderen Tasks.
Privatsphäre-Einstellungen: Bestimmen, wer Zugriff auf die Aufgabe hat. Private Aufgaben sind exklusiv für Administratoren, Auftraggeber und Beauftragte sichtbar.
Abrechnungsfähigkeit: Legt fest, ob für die Arbeitszeit an der Aufgabe eine Rechnung gestellt werden kann.
Zeitschätzung: Schätzt den zeitlichen Aufwand zur Fertigstellung der Aufgabe.
Wiederholung: Ermöglicht es, wiederkehrende Aufgaben zu planen.
Abhängigkeiten: Definiert, ob die Aufgabe von der Fertigstellung anderer Tasks abhängt.
Dateianhänge: Bietet die Möglichkeit, relevante Dokumente oder Medien direkt mit der Aufgabe zu verknüpfen.

Die differenzierte Erfassung und Verwaltung dieser Informationen ermöglicht es, ein präzises und dynamisches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Aufgaben effizient gesteuert, Ressourcen optimal eingesetzt und Projektziele erfolgreich erreicht werden können.

Tasks außerhalb der Projektlaufzeit

Ein Task kann zeitlich sowohl innerhalb als auch außerhalb des festgelegten Projektzeitraums angesiedelt sein. Es ist wichtig zu beachten, dass, obwohl ein Task das (geplante) Projektende überschreiten darf, sein Beginn nicht vor dem offiziellen Startdatum des Projekts liegen kann. Sollte versucht werden, einen Task mit einem Startdatum vor dem Projektbeginn anzulegen, wird das System eine Fehlermeldung ausgeben, die darauf hinweist: „Startdatum muss ein Datum nach oder gleich [Projektstartdatum] sein“.

Dieses Vorgehen beruht auf der logischen Annahme, dass Arbeitsschritte, die zum Projekt gehören, nicht vor dem eigentlichen Beginn des Projekts initiiert werden können. Der zugrundeliegende Grund für diese Regelung ist, dass das (geplante) Projektende einen vorläufigen Zeitpunkt darstellt, der auf den Projektplanungen basiert. Daher ermöglicht das System eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der Terminierung von Aufgaben, um realen Projektdynamiken und möglichen Verlängerungen des Zeitrahmens gerecht zu werden, ohne jedoch die Integrität des Projektstarts zu kompromittieren.

offen Tasks bei geschlossenen Projekten

Die Markierung eines Projekts als „abgeschlossen“ hat keine automatische Auswirkung auf die darin enthaltenen, noch offenen Aufgaben. Diese Aufgaben behalten ihren aktuellen Status bei und werden nicht automatisch als abgeschlossen markiert. In der regulären Aufgabenansicht (unter Arbeit > Aufgaben / Tasks) ist es nicht möglich, einer abgeschlossenen Projektinstanz neue Aufgaben hinzuzufügen, da in diesem Bereich lediglich offene Projekte für die Zuweisung neuer Tasks zur Auswahl stehen.

Dennoch besteht eine alternative Methode, um auch nach Abschluss eines Projekts weitere Aufgaben diesem zuzuordnen. Hierfür navigieren Sie bitte zu Arbeit > Projekte, suchen das betreffende, bereits abgeschlossene Projekt heraus und öffnen den Bereich „Aufgaben / Tasks“. Innerhalb dieses Abschnitts des abgeschlossenen Projekts haben Sie die Möglichkeit, neue Aufgaben hinzuzufügen. Diese Funktion ermöglicht eine flexible Nachbearbeitung und Ergänzung von Projekten, selbst wenn diese bereits als abgeschlossen gekennzeichnet wurden, um etwaige Nacharbeiten oder zusätzliche Anforderungen effektiv zu managen.