Posted on 2024-03-21 by admin

Die Verwaltung der Präfix-Einstellungen in KMUBuddy bietet Administratoren eine subtile, doch wirkungsvolle Kontrolle über die Dokumentenorganisation und -identifikation. Diese Präfixe dienen als vordergründige Etiketten, die helfen, verschiedene Geschäftsdokumente klar zu kategorisieren und sie in Ihrer Buchhaltung und Dokumentenverwaltung leichter auffindbar zu machen.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie diese Präfix-Einstellungen als Administrator in KMUBuddy vornehmen können:

• Login als Administrator: Loggen Sie sich in KMUBuddy mit Ihren Administrator-Zugangsdaten ein, um Zugriff auf die Systemeinstellungen zu erhalten.
• Navigieren zu den Einstellungen: Suchen Sie in der Hauptnavigationsleiste oder im Dashboard nach einem Bereich, der als „Einstellungen“ gekennzeichnet ist. Dieser Bereich beinhaltet alle konfigurierbaren Optionen Ihres Systems.
• Finanzeinstellungen oder Vertragseinstellungen:Innerhalb der Einstellungen wählen Sie entweder „Finanzeinstellungen“ oder „Vertragseinstellungen“, je nachdem, welche Art von Präfixen Sie anpassen möchten.
• Anpassen der Präfixe: Unter den Finanz- oder Vertragseinstellungen finden Sie Optionen für die Dokumententypen, für die Sie Präfixe festlegen möchten:
• Rechnungen: Setzen Sie ein Präfix, das typischerweise bei allen Rechnungsnummern vorangestellt wird, um sie von anderen Dokumentenarten zu unterscheiden.
• Gutschriften: Wählen Sie ein eindeutiges Präfix für Gutschriften, das hilft, diese schnell zu identifizieren.
• Schätzungen (Estimates): Definieren Sie ein Präfix für Schätzungen, um potenzielle Einkünfte klar von tatsächlichen Einnahmen abzugrenzen.
• Bestellungen: Legen Sie ein Präfix fest, das alle Bestellungen kennzeichnet und sie von ähnlichen Dokumenten differenziert.
• Verträge: Wählen Sie ein Präfix, das alle Vertragsdokumente begleitet und sie in Ihrem System auffindbar macht.
• Speichern der Änderungen:
• Nachdem Sie die Präfixe Ihren Wünschen entsprechend eingestellt haben, speichern Sie die Änderungen. KMUBuddy wird diese Präfixe automatisch bei der Erstellung neuer Dokumente des jeweiligen Typs verwenden.

Durch die Festlegung von Präfixen in KMUBuddy sorgen Sie für Ordnung und Klarheit in Ihrem Dokumentenfluss. Sie erleichtern den Mitarbeitern das Auffinden von Dokumenten und tragen zu einer effizienteren Arbeitsweise bei. Gleichzeitig stärken Sie das professionelle Erscheinungsbild Ihres Unternehmens nach außen, indem Sie eine konsistente und nachvollziehbare Dokumentation gewährleisten.

Prefix-Einstellungen für (Rechnung, Gutschrift, Schätzung, Bestellung)

Prefix-Einstellung für Verträge